Digitalizacja czy cyfryzacja – od czego rozpocząć transformację technologiczną firmy?

Digitalizacja, cyfryzacja i transformacja cyfrowa to pojęcia często stosowane zamiennie, chociaż opisują różne etapy zmian w przedsiębiorstwie. Digitalizacja w najprostszym ujęciu oznacza przenoszenie informacji z formy analogowej do cyfrowej. Cyfryzacja idzie krok dalej – wykorzystuje dane i technologie cyfrowe do usprawniania procesów. Transformacja cyfrowa obejmuje natomiast szerszą zmianę sposobu działania organizacji, jej procesów, technologii i czasami również modelu biznesowego. Taką zależność wskazuje również Polcom, opisując digitalizację jako punkt wyjścia, cyfryzację jako sposób wykorzystania danych, a transformację jako zmianę obejmującą całą organizację.

Dlatego zakup nowego oprogramowania, przeniesienie dokumentów do plików PDF czy uruchomienie chmury nie oznacza jeszcze pełnej transformacji cyfrowej. Najważniejsze jest to, czy technologia rzeczywiście rozwiązuje problem biznesowy i zmienia sposób wykonywania pracy.

Digitalizacja – pierwszy krok do pracy z danymi

Dobrym przykładem digitalizacji jest zastąpienie papierowej dokumentacji wersją elektroniczną.

Firma może zeskanować:

• umowy,
• faktury,
• dokumentację techniczną,
• instrukcje,
• formularze,
• dokumenty kadrowe,
• archiwalne raporty.

Samo utworzenie cyfrowych kopii nie zmienia jeszcze sposobu działania przedsiębiorstwa. Dokument, który wcześniej znajdował się w segregatorze, może teraz po prostu znajdować się na dysku.

Korzyści pojawiają się jednak już na tym etapie. Informacje można łatwiej wyszukiwać, kopiować, zabezpieczać oraz udostępniać uprawnionym użytkownikom.

Digitalizacja tworzy więc podstawę do kolejnych zmian, ponieważ dane zapisane cyfrowo można później wykorzystać w automatyzacji i integracji procesów.

Czym digitalizacja różni się od cyfryzacji?

Różnicę najlepiej pokazać na prostym przykładzie.

Jeżeli firma skanuje papierową fakturę i zapisuje ją jako plik, jest to digitalizacja.

Jeżeli system automatycznie odczytuje z dokumentu numer faktury, dane kontrahenta i kwotę, następnie przekazuje informacje do programu księgowego oraz rozpoczyna proces akceptacji płatności, mamy już do czynienia z cyfryzacją procesu.

Właśnie dlatego przy analizie różnic między cyfryzacją a digitalizacją warto patrzeć przede wszystkim na sposób wykorzystania danych. Cyfryzacja nie polega jedynie na zmianie formatu informacji, lecz na włączeniu technologii cyfrowych do codziennego działania firmy.

Od czego rozpocząć cyfryzację przedsiębiorstwa?

Najczęstszym błędem jest rozpoczęcie od wyboru konkretnego programu lub technologii.

Lepszym punktem wyjścia jest znalezienie procesów, które obecnie powodują największe problemy.

Warto przeanalizować między innymi:

• które czynności pracownicy wykonują ręcznie,
• gdzie informacje są przepisywane pomiędzy systemami,
• które procesy wymagają dużej liczby maili,
• gdzie najczęściej pojawiają się błędy,
• które zadania zajmują najwięcej czasu,
• gdzie trudno uzyskać aktualne dane,
• które systemy nie komunikują się ze sobą.

Dopiero później należy szukać technologii odpowiadającej na konkretne potrzeby.

Celem nie powinno być więc „wdrożenie chmury” albo „wdrożenie AI”, lecz na przykład skrócenie czasu przygotowywania zamówienia, automatyzacja raportowania lub zapewnienie pracownikom szybszego dostępu do potrzebnych informacji.

Nie wszystkie procesy trzeba zmieniać jednocześnie

Transformacja cyfrowa nie musi oznaczać wielkiego projektu obejmującego od razu całe przedsiębiorstwo.

Bezpieczniejszym podejściem jest wybranie jednego procesu i sprawdzenie efektów w praktyce.

Może to być na przykład:

1. elektroniczny obieg dokumentów,
2. automatyczne raportowanie,
3. udostępnienie pracownikom bezpiecznego dostępu do systemów,
4. integracja sprzedaży z magazynem,
5. przeniesienie jednej aplikacji do chmury,
6. automatyzacja wykonywania kopii zapasowych.

Po wdrożeniu warto ocenić, czy zmiana rzeczywiście ograniczyła liczbę błędów, skróciła czas pracy albo poprawiła dostępność danych.

Dopiero wtedy można rozwijać rozwiązanie w kolejnych obszarach.

Chmura jako zaplecze cyfrowej transformacji

Rozwój procesów cyfrowych zwiększa znaczenie infrastruktury IT. Jeżeli coraz więcej operacji zależy od systemów, firma musi zapewnić im odpowiednią wydajność, dostępność i możliwość skalowania.

Jedną z możliwości jest wykorzystanie chmury obliczeniowej. Firma nie musi wtedy kupować fizycznego serwera za każdym razem, gdy uruchamia nowy projekt. Może korzystać z zasobów udostępnianych przez operatora oraz zmieniać ich parametry wraz z rozwojem systemów.

Polcom wskazuje chmurę jako jeden z elementów wspierających cyfrową transformację przedsiębiorstw. Polcom Cloud zapewnia skalowalne środowiska IT bez konieczności samodzielnego budowania i utrzymywania całej infrastruktury sprzętowej.

Chmura nie jest jednak celem samym w sobie. Powinna być wybierana wtedy, gdy rzeczywiście odpowiada na wymagania konkretnej aplikacji i organizacji.

Automatyzacja – kolejny etap cyfryzacji

Gdy dane są już dostępne w formie cyfrowej, można wykorzystać je do automatyzowania powtarzalnych czynności.

Przykładowo system może:

• automatycznie wystawiać dokumenty,
• wysyłać powiadomienia,
• przekazywać dane między aplikacjami,
• generować cykliczne raporty,
• kontrolować stany magazynowe,
• klasyfikować zgłoszenia,
• uruchamiać proces akceptacji.

Automatyzacja nie musi oznaczać zastosowania sztucznej inteligencji. W wielu firmach największy efekt może przynieść proste połączenie systemów i wyeliminowanie ręcznego przepisywania informacji.

Obecnie Polcom wskazuje chmurę, AI, automatyzację oraz cyberbezpieczeństwo jako cztery powiązane obszary napędzające cyfrową zmianę w przedsiębiorstwach.

Sztuczna inteligencja potrzebuje uporządkowanych danych

Firmy coraz częściej rozważają wykorzystanie AI do analizy dokumentów, obsługi klientów, wyszukiwania informacji czy automatyzacji części pracy biurowej.

Problem pojawia się wtedy, gdy organizacja posiada dane rozproszone pomiędzy folderami, skrzynkami pocztowymi, dokumentami papierowymi i nieskomunikowanymi systemami.

W takim środowisku nawet zaawansowany model AI może mieć ograniczoną wartość.

Dlatego przed wdrażaniem sztucznej inteligencji warto zadbać o:

• uporządkowanie informacji,
• określenie właścicieli danych,
• kontrolę dostępu,
• eliminację duplikatów,
• integrację systemów,
• zasady aktualizowania danych.

Transformacja cyfrowa jest więc procesem stopniowym. Nowe technologie dają najwięcej korzyści wtedy, gdy wcześniejsze podstawy zostały dobrze przygotowane.

Cyberbezpieczeństwo powinno rozwijać się razem z cyfryzacją

Im więcej procesów zależy od systemów IT, tym poważniejsze mogą być skutki ich awarii lub cyberataku.

Przedsiębiorstwo cyfryzujące działalność powinno równolegle rozwijać:

• zarządzanie uprawnieniami,
• uwierzytelnianie wieloskładnikowe,
• tworzenie kopii zapasowych,
• monitoring infrastruktury,
• aktualizacje systemów,
• procedury reagowania na incydenty,
• plany ciągłości działania.

Bezpieczeństwo nie powinno być dodawane dopiero po zakończeniu projektu.

Transformacja technologiczna zwiększa możliwości przedsiębiorstwa, ale zwiększa również jego zależność od infrastruktury IT. Dlatego automatyzacja, chmura i bezpieczeństwo powinny być rozwijane jako elementy jednej strategii.

Jak przygotować plan transformacji cyfrowej?

Dobry plan nie powinien zaczynać się od listy produktów do kupienia.

Najpierw należy określić:

1. Problem biznesowy
   Co obecnie działa zbyt wolno, nieefektywnie i generuje zbyt wysoki koszt?
2. Proces
   Jak wygląda obecny sposób działania i które etapy można uprościć?
3. Dane
   Gdzie znajdują się informacje i czy można je łatwo wykorzystać?
4. Technologię
   Jakie rozwiązanie może poprawić proces?
5. Bezpieczeństwo
   Jak zmiana wpłynie na dostęp do informacji i czy zwiększy ryzyko?
6. Miernik efektu
   Po czym firma pozna, że projekt się udał?

Dopiero po udzieleniu odpowiedzi na te pytania warto wybierać dostawców i konkretne rozwiązania.

Transformacja cyfrowa nie jest jednorazowym projektem

Technologia, potrzeby klientów i sposób działania przedsiębiorstw stale się zmieniają. Dlatego transformacja cyfrowa firmy nie powinna być traktowana jako przedsięwzięcie, które można raz wykonać i uznać za zakończone.

Polcom zwraca uwagę, że cyfrowa transformacja może obejmować automatyzację procesów, zmianę sposobu wykorzystania zasobów oraz rozwój infrastruktury wspierającej kolejne projekty technologiczne.

Najlepiej rozpocząć od obszarów, w których istnieje wyraźny problem biznesowy i można stosunkowo łatwo zmierzyć rezultat. Po udanym wdrożeniu doświadczenia można wykorzystać w kolejnych procesach.

Digitalizacja porządkuje informacje, cyfryzacja wykorzystuje je do usprawniania pracy, a transformacja cyfrowa łączy te działania w szerszą zmianę organizacji. Technologia jest w tym procesie narzędziem – o powodzeniu decyduje przede wszystkim to, czy rzeczywiście pomaga firmie działać sprawniej.

Materiał partnera.